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Quels sont les délais de conservation des documents pour les entreprises ?

Une entreprise doit conserver tout document émis ou reçu dans l'exercice de son activité pendant certaines durées minimales (même si rien n'empêche l'entreprise de l'archiver plus longtemps, sauf s'il contient des données personnelles). Ces délais de prescription, pendant lesquels l'administration peut mener des contrôles à posteriori, varient en fonction de la nature des papiers à conserver et des obligations légales qui s'y rapportent.

Document civil et commercial

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Contrat ou convention conclu dans le cadre d'une relation commerciale, correspondance commerciale5 ansArticle L110-4 du code de commerce
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur2 ansArticle L218-2 du code de la consommation
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €)10 ans à partir de la livraison ou de la prestationArticle L. 123-22 du code de commerce
Contrat d'acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers30 ansArticle 2227 du code civil
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire...)5 ansArticle L110-4 du code de commerce
Document de transport de marchandises5 ansArticle L110-4 du code de commerce
Déclaration en douane3 ansArticle 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992
Police d'assurance2 ans à partir de la résiliation du contratArticle L114-1 du code des assurances
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle)5 ans à partir de la fin de la protectionArticle 2224 du code civil
Dossier d'un avocat5 ans à partir de la fin du mandatArticle 2225 du code civil

Pièce comptable

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d'inventaire, etc.10 ans à partir de la clôture de l'exercicearticle L123-22 du code de commerce
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc.10 ans à partir de la clôture de l'exercicearticle L123-22 du code de commerce

Document fiscal

Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s'exercer les droits de communication, d'enquête et de contrôle de l'administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.

Exemple : les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu'à fin 2019.

Type d'impôtDurée de conservationTexte de référence
Impôt sur le revenu et sur les sociétés6 ansArticle L102 B du livre des procédures fiscales
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel6 ansArticle L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts sur les sociétés pour l'EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d'exercice libéral)6 ansArticle L102 B du livre des procédures fiscales
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l'audiovisuel public)6 ansArticle L102 B du livre des procédures fiscales
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE 6 ansArticle L102 B du livre des procédures fiscales
Taxes sur le chiffre d'affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d'assurance...)6 ansArticle L102 B du livre des procédures fiscales

Attention les délais sont portés à 10 ans, en cas d'activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple.

Document social (société commerciale)

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Statuts d'une société, d'un GIE ou d'une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts)5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS)Article 2224 du code civil
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe...)10 ans à partir de la clôture de l'exerciceArticle L123-22 du code de commerce
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée)5 ansArticle 2224 du code civil
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d'assemblées et de conseils d'administration.5 ans à partir de la fin de leur utilisationArticle 2224 du code civil
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d'administration. Rapport des commissaires aux comptes.3 derniers exercicesArticle L225-117 du code de commerce

Gestion du personnel

Type de documentDurée de conservationTexte de référence
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique)5 ansArticle L3243-4 du code du travail
Registre unique du personnel5 ans à partir du départ du salariéArticle R1221-26 du code du travail
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite.5 ansArticle 2224 du code civil
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires3 ansArticles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait3 ansArticle D3171-16 du code du travail
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation1 anArticle D3171-16 du code du travail
Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail5 ansArticle D4711-3 du code du travail
Déclaration d'accident du travail auprès de la caisse primaire d'assurance maladie5 ansArticle D4711-3 du code du travail

Références

Pour en savoir plus